PILOTAGE
AUTOMATISATION

Projet 05 — SEPHO PILATES — Application de réservation pour un studio de Pilates à Yerres (91)

Tableau de bord de la gérante dans l'application Sepho Pilates sur ordinateur : réservations du jour, packs presque épuisés, séances à pointer et prochaines séances (données fictives)

Planning des cours de Pilates au sol dans l'application Sepho Pilates sur mobile : solde de crédits, jours et créneaux avec les places restantes (données fictives)

Contexte

Les réservations passaient par Calendly et les paiements par Stripe, sans lien entre les deux : une cliente pouvait réserver sans crédit, et le suivi des séances restantes se faisait à la main.

La réponse de NUCLEO FORGE

Une application de réservation installable sur téléphone, avec un espace élève et un espace gérante, reliée à l'adresse e-mail du studio, avec reprise des données Calendly.

Ce que nous avons mis en place

Application installable
Espace élève
Espace gérante
Connexion par code
Réservations et crédits
Événements
Reprise des données Calendly
E-mails automatiques depuis l'adresse du studio
Rappels 24 h avant
Notification à la gérante
Paiement Stripe intégré (activation à venir)
Politique de confidentialité et conservation des données

Résultat

Les clientes réservent depuis leur téléphone avec un contrôle de leurs crédits ; la gérante pilote le planning, les présences et les crédits, et les e-mails de confirmation et de rappel partent depuis l'adresse du studio.

Cliente →
Réservation →
Contrôle du crédit →
E-mail de confirmation →
Rappel 24 h →
Gérante

L'application en détail

L'application Sepho Pilates, espace par espace

Une application, deux espaces : l'espace élève, sur téléphone, pour réserver et suivre ses crédits ; l'espace gérante, pour tenir le planning, les présences et les ventes. Autour, des e-mails automatiques partent depuis l'adresse du studio. Les captures et la vidéo viennent de la version de démonstration de l'application, avec des données fictives : aucune cliente réelle n'y apparaît.

L'application en 30 secondes

Le parcours d'une élève, du planning à la réservation et au suivi de ses crédits, puis les événements et l'espace de la gérante. Démonstration sans paroles, sur données fictives.

Réservation d'un cours de Pilates au sol dans l'application Sepho Pilates sur mobile : crédit utilisé et règle d'annulation affichés avant de confirmer (données fictives)

Lots de crédits d'une élève dans l'application Sepho Pilates sur mobile : séances disponibles, réservées et consommées, avec leur date de fin (données fictives)

Côté élève : réserver depuis son téléphone

Les clientes se connectent sans mot de passe, avec leur adresse e-mail et un code à usage unique reçu par e-mail. Le planning présente les cours de Pilates au sol et de Reformer avec les places restantes ; chaque réservation vérifie le crédit, sa validité et les places disponibles. « Mes packs » détaille les crédits disponibles, réservés et consommés, lot par lot, avec leur date de fin.

Dans l'espace élève, aussi

Ce que chaque cliente retrouve dans son espace :

Annulation et déplacement selon les règles du studio, avec l'effet sur le crédit annoncé avant de valider
Doublons et chevauchements refusés ; seuls les créneaux Reformer réservables sont affichés
Un commentaire « ce que je souhaite travailler » pour le Reformer, lu par la coach avant la séance
Les événements du studio : inscription en un geste, places en direct
Profil, niveau avec barre de progression, règlement intérieur accepté et tracé, parrainage, saisie d'une carte cadeau
Mouvements de crédits et historique des achats
Installation sur l'écran d'accueil de l'iPhone ou d'Android, sans passer par l'App Store

Côté gérante : planning, présences et crédits

Le tableau de bord réunit les séances du jour, les packs presque épuisés et les clientes sans crédit disponible. Depuis le même espace :

Planning à la journée et à la semaine, créneaux récurrents, contrôle des chevauchements, fermetures du studio
Fiches clientes : coordonnées, niveau, crédits, réservations, achats et historique ; création, modification et suppression
Pointage des présences, réservation pour une cliente, annulation d'un cours avec crédits rendus
Ventes au studio (packs, cartes cadeaux) et ajustements de crédits avec un motif tracé
Événements : places limitées, inscriptions, visuels, annonces par e-mail aux clientes qui l'acceptent
Suivi des e-mails envoyés et programmés

Les e-mails automatiques

Ils partent de l'adresse Gmail du studio, avec la seule permission d'envoi :

Code de connexion, et invitation à se connecter à l'ouverture de l'application
Confirmation de réservation, d'annulation et de déplacement ; séance modifiée ou annulée par le studio
Rappel 24 h avant chaque séance et chaque événement
Annonces d'événements, seulement aux clientes qui l'ont accepté, avec désinscription en un clic
Notification à la gérante à chaque nouvelle réservation

La reprise des données Calendly

Les données de Calendly ont été reprises dans l'application :

Clientes, réservations à venir et historique
Soldes de crédits rapprochés, puis validés par la gérante
Sans doublon et sans e-mail envoyé après coup
Chaque cliente retrouve sa fiche avec l'adresse e-mail utilisée sur Calendly

Le paiement Stripe : intégré, pas encore activé

Le paiement par Stripe Checkout, sur le compte du studio, est intégré et validé en mode test. Il n'est pas encore activé : son ouverture attend les conditions générales de vente définitives du studio.

Séances, packs, événements payants et cartes cadeaux
Crédits ajoutés seulement après confirmation du paiement ; remboursements rapprochés
Parcours d'achat prévu avec rétractation en ligne, demande d'exécution immédiate et confirmation d'achat

Les données et la sécurité

Ce que les clientes ne voient pas, mais qui fait tenir l'application :

Rôles élève et gérante, droits vérifiés par le serveur
Données hébergées en France, connexion en HTTPS
Politique de confidentialité, durées de conservation définies, archive à accès restreint
Sauvegarde avant chaque opération sensible, tests automatisés
Application web installable (PWA) en React, TypeScript et Vite, service Node.js, API Gmail et Stripe Checkout

Le métier : studio de Pilates et cours sur réservation

Un studio de Pilates vend des places limitées : une seule personne par créneau au Reformer, un petit groupe en cours au sol. Les séances s'achètent souvent en packs, avec une date de validité, et une annulation tardive ou une absence laisse une place qu'il est difficile de réattribuer.

Les règles d'annulation doivent donc être claires et appliquées de la même façon pour toutes. Le nombre de séances restantes doit être juste à tout moment : la cliente doit savoir ce qu'il lui reste avant de réserver, et la gérante ne devrait pas avoir à le recompter.

Ce que ce projet peut signifier pour une activité similaire

Un studio, un coach ou toute activité organisée en créneaux a généralement besoin des mêmes fondations : une réservation qui vérifie les places et les crédits, des règles d'annulation appliquées sans exception, des confirmations et des rappels envoyés automatiquement, et une vue claire du planning et des séances restantes. Selon l'activité, les événements, les cartes cadeaux ou la reprise des données d'un ancien outil peuvent compléter cette base.

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